Spantenten huren voor horeca, festivals en prive events

Het is vaak de eerste vraag die binnenkomt en zelden de vraag die in één zin te beantwoorden is. Wie wil gaan spantenten huren wil weten waar hij aan toe is, en terecht. Tegelijk verschilt de prijs van een spantent huren per event, omdat een tent van 40 m² op gras naast de deur iets heel anders is dan een gekoppelde opstelling van 300 m² op een binnenplaats in een andere provincie. Wat wel kan, is transparant zijn over de opbouw van die prijs. In dit artikel lees je met welke bedragen je rekening houdt, welke posten bij PavilionRex al in het tarief zitten, welke opties de kosten beïnvloeden en hoe je je tentbudget zo slim mogelijk inzet.

Waar de prijs van een spantent vandaan komt

”Vier factoren bepalen het grootste deel van je offerte”

De prijs voor het huren van een spantent bestaat niet uit één getal, maar uit een optelsom die vrijwel altijd door dezelfde vier factoren wordt gestuurd:

• De oppervlakte: meer vierkante meters betekent meer doek, meer masten en meer opbouwtijd
• De ondergrond: gras is het eenvoudigst, verharde ondergrond vraagt om ballasttanks of betonblokken
• De opbouwcomplexiteit: een rechthoekige tent op een vlak veld gaat sneller dan een gekoppelde opstelling rond obstakels
• De opties: vloerdelen, verlichting, verwarming, zijwanden, podium en meubilair

Daar komt de duur van de huurperiode bij. Een weekend, een meerdaags festival of een tent die twee weken blijft staan: dat verschil zie je terug in de offerte.

Richtprijzen per maat: waar begin je?

Binnen een minuut weten in welke orde van grootte je zit

Om het concreet te maken, hanteren wij vaste startprijzen per formaat. Zo weet je binnen een minuut in welke orde van grootte je zit.

• Maat S, 16 tot 45 m²: geschikt voor 16 tot 45 staande of 11 tot 30 zittende gasten, vanaf € 300 excl. btw
• Maat M, 54 tot 90 m²: geschikt voor 54 tot 90 staande of 36 tot 60 zittende gasten, vanaf € 535 excl. btw
• Maat L, 100 tot 240 m²: geschikt voor 100 tot 240 staande of 67 tot 160 zittende gasten, vanaf € 900 excl. btw
• Maatwerk boven 240 m²: prijs via offerte, met gekoppelde tenten tot opstellingen van 20 bij 30 meter en meer

Bepaal je maat op basis van je gastenlijst. Voor staanplaatsen reken je circa 1,2 m² per persoon, voor zitplaatsen circa 1,6 m² per persoon. Een receptie van tachtig gasten past dus ruim in maat M, terwijl datzelfde gezelschap aan gedekte tafels al richting maat L gaat. Vergeet niet de vierkante meters voor bar, dansvloer of buffet mee te rekenen.

Wat er bij ons al in de prijs zit

Een lage huurprijs zegt weinig als er nog drie facturen achteraan komen. Daarom rekenen wij de logistiek niet apart af. Bij een spantent van PavilionRex zijn inbegrepen:

• Transport naar je locatie en retour
• Opbouw door ons eigen team
• Afbouw en het ophalen van het materiaal na afloop
• Advies vooraf over maat, opstelling en ondergrond
• Certificering en bouwboek ter inzage voor je vergunningaanvraag

“Je huurt bij ons geen tent die je zelf nog moet zien recht te krijgen. Je huurt een opgebouwde ruimte waar je zo in kunt.”

Dat uitgangspunt scheelt je niet alleen geld, maar vooral tijd en risico op de dag zelf.

Welke opties de kosten van je spantent beïnvloeden

De grootste variatie in offertes zit in de inrichting. Een kale tent op gras is de basis; daarna maak jij de keuzes. Houten vloerdelen zijn doorgaans de grootste kostenpost na de tent zelf, vooral bij natte ondergrond of hoge hakken. Verlichting is relatief goedkoop en heeft een groot effect op de beleving, waardoor prikverlichting en LED PAR spots bijna altijd de moeite waard zijn.

Verwarming reken je per eenheid en is seizoensafhankelijk: in juli zelden nodig, in april en oktober bepalend voor de vraag of je gasten blijven. Zijwanden van windreductiedoek kies je per zijde, dus daar houd je de kosten eenvoudig in de hand door alleen de windzijde te sluiten. Meubilair, bar, podium en geluid regelen wij in hetzelfde traject, wat je transportkosten van losse leveranciers bespaart.

Spantent of stretchtent: wat levert welke keuze op?

Een spantent staat bekend om zijn robuuste, strakke vorm en zijn geschiktheid voor meerdaagse events. Een stretchtent wint het op vormvrijheid en sfeer. Bij PavilionRex komen die werelden samen, omdat wij werken met hoogwaardig stretchdoek dat strak gespannen wordt en tegelijk de flexibiliteit houdt om zich naar je terrein te voegen.

Praktisch betekent dat: je krijgt een tent die tegen een stootje kan, met de uitstraling van een ontworpen ruimte in plaats van een tijdelijke overkapping. Voor bruiloften, zakelijke events, festivals en meerdaagse feesten is dat een verschil dat je terugziet op elke foto.

Vijf manieren om je tentbudget slimmer in te zetten

Besparen zonder in te leveren op uitstraling

Kosten drukken hoeft niet te betekenen dat je inlevert op kwaliteit. Deze afwegingen leveren in de praktijk het meeste op:

1. Kies je maat op basis van je programma, niet op je totale gastenlijst. Niet iedereen zit tegelijk aan tafel
2. Combineer opties in één aanvraag, zodat transport en opbouw in dezelfde rit meegaan
3. Wees vroeg met je datum, want in het hoogseizoen is beschikbaarheid bepalender voor je keuze dan prijs
4. Investeer eerst in vloer en licht, die dragen het meeste bij aan hoe je event voelt
5. Bespreek je locatie eerlijk, want een lastige ondergrond die vooraf bekend is, kost minder dan een verrassing op de opbouwdag

Waarom de laagste offerte niet altijd de beste keuze is

Bij tenten betaal je uiteindelijk voor zekerheid. Onze spantenten zijn 100% waterdicht, windbestendig tot 9 Beaufort en in de praktijk beproefd bij windsnelheden rond 120 km per uur. Ze zijn brandwerend gecertificeerd in de klassen M1, M2 en B1 en voldoen aan NEN-EN-13782:2015 en NEN 8020-41. Bij gekoppelde tenten voeren wij regenwater af via een regengootsysteem en de verankering gaat ongeveer 70 centimeter de grond in.

Reserveer daarnaast voldoende terrein. Voor een tent van 10 bij 10 meter reken je in de praktijk op ongeveer 14 bij 14 meter aan beschikbare ruimte. Opbouwen tijdens regen kan, maar boven windkracht 6 schuiven wij de opbouw op uit veiligheidsoverwegingen. Dat soort afspraken zie je niet terug in een prijs per vierkante meter, maar wel op de dag dat het weer tegenzit.

Spantent huren bij PavilionRex: binnen 24 uur weten waar je aan toe bent

Een spantent huren begint bij ons met een korte aanvraag: je datum, je locatie, het aantal personen en je wensen. Daarna denken wij mee over maat en opstelling en ontvang je een vrijblijvende offerte op maat, doorgaans binnen 24 uur. Bevalt het voorstel, dan regelen wij transport, opbouw en afbouw en hoef jij je alleen nog bezig te houden met je gasten.

Wil je weten wat jouw spantent kost? Vraag een vrijblijvende offerte aan bij PavilionRex en ontvang een prijs die is afgestemd op je terrein, je gastenaantal en je programma. Wij verhuren spantenten vanuit Halle en Maastricht, in heel Nederland en België,