Business change management

Wat is veranderingsmanagement?

Veranderingsmanagement is een systematische aanpak voor het omgaan met de overgang of transformatie van de doelstellingen, processen of technologieën van een organisatie. Het doel van verandermanagement is strategieën toe te passen om verandering te bewerkstelligen, verandering te beheersen en mensen te helpen zich aan verandering aan te passen.

Om doeltreffend te zijn, moet de strategie voor veranderingsbeheer rekening houden met de gevolgen die een aanpassing of vervanging zal hebben voor de processen, systemen en werknemers binnen de organisatie. Er moet een proces zijn voor het plannen en testen van verandering, het communiceren van verandering, het plannen en implementeren van verandering, het documenteren van verandering en het evalueren van de effecten ervan. Documentatie is een essentieel onderdeel van veranderingsbeheer – niet alleen om een controlespoor te behouden mocht een rollback nodig zijn, maar ook om de naleving van interne en externe controles te verzekeren, met inbegrip van naleving van de regelgeving.

Hoe werkt change management?

Om te begrijpen hoe change management werkt, helpt het om de concepten en hulpmiddelen ervan toe te passen op specifieke bedrijfsgebieden. Hieronder vindt u voorbeelden van hoe change management werkt voor projectbeheer, softwareontwikkeling en IT-infrastructuur.

Wijzigingsbeheer voor projectbeheer

Wijzigingsbeheer speelt een belangrijke rol in projectbeheer omdat elk wijzigingsverzoek moet worden beoordeeld op de gevolgen ervan voor het project. Projectmanagers, of de senior executives die verantwoordelijk zijn voor change control, moeten onderzoeken hoe een verandering in een gebied van het project andere gebieden kan beïnvloeden en welke impact die verandering kan hebben op het project als geheel. Projectgebieden waar deskundigen op het gebied van wijzigingsbeheer bijzondere aandacht aan moeten besteden, zijn onder meer de volgende:

Reikwijdte. Wijzigingsverzoeken moeten worden geëvalueerd om te bepalen hoe zij de reikwijdte van het project zullen beïnvloeden.

Planning. Wijzigingsverzoeken moeten worden beoordeeld om te bepalen hoe zij het projectschema zullen veranderen.

Kosten. Wijzigingsverzoeken moeten worden geëvalueerd om te bepalen hoe zij de projectkosten zullen beïnvloeden. Arbeid is meestal de grootste kostenpost in een project, dus overschrijdingen bij het voltooien van projecttaken kunnen snel leiden tot wijzigingen in de projectkosten.

Kwaliteit. Wijzigingsverzoeken moeten worden geëvalueerd om te bepalen hoe zij de kwaliteit van het voltooide project zullen beïnvloeden. Met name een versnelling van het projectschema kan van invloed zijn op de kwaliteit, aangezien er gebreken kunnen optreden als het werk wordt overhaast.

Menselijke hulpbronnen. Wijzigingsverzoeken moeten worden geëvalueerd om te bepalen of er extra of gespecialiseerde arbeid nodig is. Wanneer het projectschema verandert, kan de projectmanager belangrijke middelen voor andere opdrachten verliezen.

Communicatie. Goedgekeurde wijzigingsverzoeken moeten op het juiste moment aan de juiste belanghebbenden worden gecommuniceerd.

Risico. Wijzigingsverzoeken moeten worden geëvalueerd om te bepalen welke risico’s ze met zich meebrengen. Zelfs kleine wijzigingen kunnen een domino-effect hebben op het project en logistieke, financiële of veiligheidsrisico’s met zich meebrengen.

Inkoop. Wijzigingen aan het project kunnen gevolgen hebben voor de aanschaf van materialen en arbeidskrachten.

Wanneer een stapsgewijze wijziging is goedgekeurd, documenteert de projectmanager de wijziging in een van de vier standaard wijzigingscontrolesystemen om er zeker van te zijn dat alle gedachten en inzichten bij de wijzigingsaanvraag zijn vastgelegd. Wijzigingen die niet via een controlesysteem worden ingevoerd, worden als defecten bestempeld. Wanneer een wijzigingsverzoek wordt afgewezen, wordt dit ook gedocumenteerd en bewaard als onderdeel van het projectarchief.